Требования дел

Содержание
  1. Общие сведения

  2. Работа со списком требований

  3. Просмотр дел, включенных в требование

  4. Отправка требования дел на исполнение

  5. Процессы исполнения требований дел в завиcимости от классификации

  6. Печать списка требований


1. Общие сведения

При помощи инструментов, размещенных на странице Требования дел, возможно отправить требование архивного дела на исполнение сотрудникам архива.

Требования бывают следующих видов:

Типы носителей, на которых хранятся дела, включаемые в требование, могут быть двух видов:

Ценность запрашиваемого дела может быть 4-х видов:

В связи с приведенной классификацией процессы обработки требований отличаются и выделяются в следующие типы требований:

Отбор дел для включения в требование описан в разделе "Путеводитель по фондам". Процесс формирования требования описан в разделе "Список дел для требования".

вверх


2. Работа со списком требований

На странице Требования дел представлен список требований, сформированных пользователем Системы.

Каждому требованию в системе присваивается уникальный номер, например, 89-2011/Э от 17.08.2011 .
Первые две цифры - это порядковый номер требования в системе.
Следующие четыре цифры – год составления требования.
Через знак "/" указывается буквенная кодировка требования:

Для удобства работы со списком требований предусмотрена возможность фильтрации. Чтобы вызвать панель фильтра, необходимо нажать кнопку "Фильтр", расположенную над таблицей со списком требований.

В раскрывшейся панели заполнить поля (выбрать значение из списка) и нажать кнопку "Применить".
Отобразится отфильтрованный список требований.

Для снятия фильтрации следует нажать кнопку "Очистить".

вверх


3. Просмотр дел, включенных в требование

Чтобы посмотреть перечень дел, включенных в состав требования, следует нажать на дату формирования требования.

На экране появится список дел, включенных в состав требования.

Чтобы просмотреть карточку дела, включенного в требование, необходимо нажать кнопку в строке нужного дела.

Чтобы закрыть карточку дела, следует нажать кнопку "Закрыть".

вверх

4. Отправка требования дел на исполнение

Процедура отправки пользователем требования дела на исполнение не зависит от классификации этого требования по ценности, типу носителей, на которых хранятся дела или видам требований.


Выполняется Пользователем

Состояние требования: "Новое требование"
Доступные действия: Состояние входящего в требование дела: "Новое"
Доступные действия: Для отправки требования на исполнение (выдача) необходимо:
1) нажать кнопку ;
2) подтвердить свое решение, нажав кнопку "ОК" в появившемся диалоговом окне;

3) при необходимости добавить комментарий;

4) нажать кнопку "ОК";

На экране появится сообщение об успешной отправке требования на исполнение.

5) нажать кнопку "ОК".

Для отправки требования на исполнение (копирование) необходимо:
1) заполнить информацию по копированию, для этого: 2) нажать кнопку ;
3) подтвердить свое решение, нажав кнопку "ОК" в появившемся диалоговом окне;

4) при необходимости добавить комментарий;

5) нажать кнопку "ОК";

На экране появится сообщение об успешной отправке требования на исполнение.

6) нажать кнопку "ОК".

Чтобы удалить требование, необходимо нажать кнопку в строке удаляемого требования.
Затем, подтвердить свое решение, нажав кнопку "ОК" в появившемся диалоговом окне:

На экране появится сообщение об удалении требования.

Чтобы просмотреть историю требования, необходимо нажать кнопку в строке нужного требования.
На экране появится окно истории требования.

вверх


5. Процессы исполнения требований дел в завиcимости от классификации

ВНИМАНИЕ! Ниже описана полная(базовая) последовательность обработки требований. Последовательность и количество этапов обработки могут быть изменены.
Настройку выполняет организация, обеспечивающая текущую эксплуатацию (техническое сопровождение).



Требования дел, хранимых на традиционных/электронных носителях, на выдачу (на традиционном носителе)

Процесс исполнения требования состоит из следующих этапов:

  1. Отправка требования дел на исполнение.
  2. Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала.
  3. Рассмотрение требования дел руководителем архива.
  4. Рассмотрение требования дел главным хранителем фондов.
  5. Подтверждение требования дел назначенным исполнителем.
  6. Перенос дела в читальный зал.
  7. Передача дела пользователю архива.
  8. Получение дела от пользователя.
  9. Возврат дела в архивохранилище.
  10. Прием дела в архивохранилище.

Отправка требования дел на исполнение
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "Новое требование"
Состояние входящего в требование дела: "Новое"


Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "В читальном зале"
Состояние входящего в требование дела: "На рассмотрении в ЧЗ"


Рассмотрение требования руководителем архива
Выполняется Руководителем архива
Состояние требования: "У руководителя архива"
Состояние входящего в требование дела: "У руководителя архива"


Рассмотрение требования главным хранителем фондов
Выполняется Главным хранителем фондов
Состояние требования: "У гл. хранителя фондов"
Состояние входящего в требование дела: "Согласовано с руководителем архива"


Подтверждение требования назначенным исполнителем
Выполняется назначенным Исполнителем
Состояние требования: "На исполнении в архивохранилище"
Состояние входящего в требование дела: "Согласовано с главным хранителем фондов"


Перенос дела в читальный зал
Выполняется назначенным Исполнителем
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Подготовлено к передаче в архивохранилище"


Передача дела пользователю архива
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "На исполнении в ЧЗ"
   Примечание:
   Пользователь может посетить читальный зал и забрать требуемое дело.


Получение дела от пользователя
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "В читальном зале"


Возврат дела в архивохранилище
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Возврат дела в архивохранилище"


Прием дела в архивохранилище
Выполняется назначенным Исполнителем
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Подготовлено к передаче в архивохранилище"

Далее состояние дела изменит свое значение на "Закрыто". Требование перестанет отображаться на странице "Требования дел" без специального фильтра.



Требования дел, хранимых на традиционных носителях, на выдачу
(на электронном носителе)

Процесс исполнения требования состоит из следующих этапов:

  1. Отправка требования дел на исполнение.
  2. Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала.
  3. Назначение прав доступа.
  4. Работа с электронной копией.

Отправка требования дел на исполнение
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "Новое требование"
Состояние входящего в требование дела: "Новое"

Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "В читальном зале"
Состояние входящего в требование дела: "На рассмотрении в ЧЗ"


Назначение прав доступа
Выполняется Администратором
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "У администратора"


Работа с электронной копией
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Работа с электронной копией"
   Примечание:
   Пользователь может просматривать карточку запрошенного дела и прикрепленные к ней электронные копии бумажного оригинала. Для просмотра прикрепленных файлов необходимо нажать кнопку .
   Доступ к делам прекращается через 30 дней либо по нажатию пользователем или администратором кнопки .

Далее состояние дела изменит свое значение на "Закрыто". Требование перестанет отображаться на странице "Требования дел" без специального фильтра.



Требования дел, хранимых на электронных носителях, на выдачу
(на электронном носителе)

Процесс исполнения требования состоит из следующих этапов:

  1. Отправка требования дел на исполнение.
  2. Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала.
  3. Назначение прав доступа.
  4. Работа с электронной копией.

Отправка требования дел на исполнение
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "Новое требование"
Состояние входящего в требование дела: "Новое"


Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "В читальном зале"
Состояние входящего в требование дела: "На рассмотрении в ЧЗ"


Назначение прав доступа
Выполняется Администратором
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "У администратора"


Работа с электронной копией
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Работа с электронной копией"
   Примечание:
   Пользователь может просматривать карточку запрошенного дела и прикрепленные к ней электронные копии бумажного оригинала. Для просмотра прикрепленных файлов необходимо нажать кнопку .
   Доступ к делам прекращается через 30 дней либо по нажатию пользователем или администратором кнопки .

Далее состояние дела изменит свое значение на "Закрыто". Требование перестанет отображаться на странице "Требования дел" без специального фильтра.



Требования дел на копирование/сканирование

Процесс исполнения требования состоит из следующих этапов:

  1. Отправка требования дел на исполнение.
  2. Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала.
  3. Рассмотрение требования дел руководителем архива.
  4. Рассмотрение требования дел главным хранителем фондов.
  5. Назначение исполнителя на копирование.
  6. Копирование.
  7. Приемка копии в читальный зал.

Отправка требования дел на исполнение
Выполняется Пользователем
Состояние требования: "Новое требование"
Состояние входящего в требование дела: "Новое"

Рассмотрение требования дел сотрудником читального зала
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "В читальном зале"
Состояние входящего в требование дела: "На рассмотрении в ЧЗ"

Рассмотрение требования дел руководителем архива
Выполняется Руководителем архива
Состояние требования: "У руководителя архива"
Состояние входящего в требование дела: "У руководителя архива"

Рассмотрение требования дел главным хранителем фондов
Выполняется Главным хранителем фондов
Состояние требования: "У гл. хранителя фондов"
Состояние входящего в требование дела: "На согласовании у главного хранителя фондов"

Назначение исполнителя на копирование
Выполняется Главным хранителем фондов
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Копирование согласовано"

Копирование
Выполняется назначенным Исполнителем
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Копируется"

Приемка копии в читальный зал
Выполняется Сотрудником читального зала
Состояние требования: "На исполнении"
Состояние входящего в требование дела: "Копирование завершено"
   Примечание:
   Далее пользователь может забрать копию нужного дела из читального зала.

Далее состояние дела изменит свое значение на "Закрыто". Требование перестанет отображаться на странице "Требования дел".

вверх


6. Печать списка требований

Чтобы сохранить/распечатать список требований, необходимо нажать кнопку "Печать списка требований".
Будет сформирован документ в формате rtf, который можно сохранить или открыть в текстовом редакторе и распечатать.

вверх